Cómo usar inteligencia artificial para crear y actualizar un Excel con tus gastos bancarios
Una guía publicada en Xataka Basics explica cómo utilizar inteligencia artificial para organizar la contabilidad personal a partir de extractos bancarios. El método consiste en generar una hoja de cálculo en formato Excel que registre movimientos, diferencie ingresos y gastos, y calcule balances mensuales utilizando herramientas de IA.
El procedimiento permite ir más allá de los informes que ofrecen las aplicaciones bancarias. Mediante una IA, el usuario puede crear una hoja de cálculo que agrupe los movimientos, calcule totales al final de cada mes y muestre balances personalizados en función de categorías específicas de gasto.
Crear una hoja de cálculo automática con los movimientos bancarios
El proceso parte de la descarga de los extractos bancarios desde la aplicación del banco. Estos documentos contienen todos los movimientos del periodo seleccionado y sirven como fuente de datos para la inteligencia artificial.
En algunos casos, los bancos ya permiten descargar los extractos en formato Excel. Sin embargo, la guía propone generarlos con inteligencia artificial para añadir cálculos automáticos y resúmenes específicos al final de cada mes.
Además, se recomienda descargar extractos de periodos relativamente cortos. Las herramientas de IA suelen tener límites de contexto en las consultas, por lo que dividir la información por meses o bimestres facilita el análisis y la generación del documento.
Una vez generado el primer archivo, el sistema también permite seguir actualizándolo con nuevos extractos en conversaciones posteriores con la IA.
Uso de Claude para generar el documento en Excel
La guía recomienda utilizar Claude, la inteligencia artificial desarrollada por Anthropic, ya que durante las pruebas ofreció mejores resultados que otras herramientas. Con esta IA es posible generar hojas de cálculo complejas con distintas páginas, cada una correspondiente a un mes.
El documento incluye un listado de ingresos y gastos, identificados con signos positivos y negativos respectivamente. Además, se pueden aplicar códigos de colores para facilitar la lectura: por ejemplo, filas en rojo para gastos y en verde para ingresos.
También es posible incluir casillas que muestren el balance total al final de cada mes, lo que permite saber rápidamente si el saldo mensual ha sido positivo o negativo.
El archivo resultante se genera en formato .xlsx, compatible con Excel. En Claude se puede visualizar directamente dentro del chat una vez creado.
Integración con Google Drive
Otra característica mencionada es la posibilidad de conectar Claude con Google Drive mediante un conector. Este sistema permite que la inteligencia artificial acceda al almacenamiento en la nube del usuario para guardar el archivo generado.
Con esta integración se puede añadir un botón dentro del documento para guardarlo directamente en Drive, además de permitir la descarga del archivo o su apertura en aplicaciones compatibles.
El uso del conector implica dar acceso a la cuenta de Google Drive, por lo que el propio artículo señala que es importante tener en cuenta la privacidad antes de permitir esos permisos.
Personalización de balances y categorías de gasto
Uno de los elementos centrales del sistema es la posibilidad de crear totales personalizados de gastos concretos. En el ejemplo de la guía se utilizan categorías específicas como compras realizadas en Amazon o movimientos a través de Bizum.
Estos valores se muestran en casillas adicionales al final de cada mes dentro de la hoja de cálculo. De esta forma, el documento no solo muestra el balance general, sino también el gasto total en determinados servicios o plataformas.
El método funciona mejor cuando se utilizan categorías fácilmente identificables en los extractos bancarios, como nombres concretos que aparecen en los movimientos. En cambio, categorías más amplias, como suscripciones en general, pueden resultar más difíciles de identificar correctamente para la IA.
Actualización automática con nuevos extractos
Una vez creado el Excel inicial, el sistema permite actualizarlo de forma periódica. Para ello basta con subir un nuevo extracto bancario en la misma conversación con la inteligencia artificial y pedirle que añada los movimientos al documento existente.
La IA regenerará el archivo incluyendo los datos adicionales correspondientes al nuevo periodo. De este modo, el Excel se convierte en una hoja de contabilidad dinámica que puede ampliarse mes a mes.
Además, el usuario puede hacer preguntas sobre los datos utilizados para crear el documento. Por ejemplo, consultar cuánto se ha gastado en una tienda concreta durante un periodo determinado o revisar los totales en determinadas categorías.
Diferencias entre herramientas de inteligencia artificial
La guía también señala que el mismo prompt utilizado para generar la hoja de cálculo puede utilizarse en otras herramientas de IA, como ChatGPT. En este caso, el resultado también puede ser satisfactorio, aunque el sistema no incluye un botón directo para guardar el documento en Google Drive.
Según las pruebas realizadas para el tutorial, Gemini —la inteligencia artificial de Google— ofrece resultados inferiores en este tipo de tarea con el mismo prompt, por lo que se recomienda evitarla en este caso concreto.
El enfoque presentado demuestra cómo las herramientas de inteligencia artificial pueden utilizarse para automatizar tareas de organización financiera personal, generando hojas de cálculo que combinan registros de movimientos, balances mensuales y categorías personalizadas.
Fuente: Xataka
